Deschiderea unui SRL este una dintre cele mai folosite variante pentru cei care vor să înceapă o afacere în România. Procedura este mai accesibilă decât pare, însă presupune câteva decizii importante înainte de depunerea actelor. Trebuie să alegi denumirea firmei, sediul social, activitățile pe care le vei desfășura, asociații, administratorul și modul în care va fi organizată societatea.
Un dosar pregătit corect poate scurta mult procesul de înființare. Cele mai multe probleme apar din cauza documentelor incomplete, a unui sediu social pentru care lipsesc actele necesare sau a unor informații introduse greșit. De aceea, este util să stabilești de la început ce va face firma și cum va funcționa, în loc să tratezi deschiderea SRL-ului doar ca pe o formalitate administrativă.
Primii pași pentru deschiderea unui SRL
Primul pas este alegerea denumirii firmei. Este recomandat să pregătești trei variante, în ordinea preferințelor, deoarece prima denumire poate fi deja folosită sau poate fi prea apropiată de numele unei societăți existente. Disponibilitatea se verifică la Registrul Comerțului, iar denumirea acceptată se rezervă.
Urmează stabilirea sediului social. Firma trebuie să aibă o adresă oficială, care va apărea în documentele societății și în evidențele autorităților. Dreptul de folosință asupra spațiului poate rezulta, în funcție de situație, dintr-un contract de închiriere, comodat sau alt document acceptat de lege.
Dacă sediul se află într-un apartament, trebuie verificată și situația concretă a activității desfășurate acolo. În anumite cazuri pot apărea formalități suplimentare legate de destinația spațiului și de activitatea efectivă de la sediu.
O altă decizie importantă privește obiectul de activitate. Trebuie ales codul CAEN pentru activitatea principală și, dacă este cazul, codurile pentru activitățile secundare. Merită să alegi activitățile după ceea ce intenționezi efectiv să faci, deoarece anumite domenii presupun autorizații, avize sau condiții profesionale speciale.
Înainte de pregătirea dosarului trebuie stabilite și câteva elemente de bază:
- cine sunt asociații societății
- cine va ocupa funcția de administrator
- ce participație are fiecare asociat
- care este activitatea principală
- ce activități secundare sunt necesare
- unde va fi sediul social
- cum vor fi distribuite beneficiile și pierderile
Pentru un SRL nou-înființat, capitalul social minim este în prezent de 500 de lei. Capitalul social reprezintă aportul asociaților la societate și trebuie tratat separat de costurile administrative necesare pentru deschiderea firmei.
Ce acte sunt necesare pentru înființarea firmei
Actul constitutiv este unul dintre documentele centrale ale societății. El stabilește modul în care funcționează firma și cuprinde informații despre asociați, administrator, sediu, capital social, obiectul de activitate și participarea fiecărui asociat.
În cazul unui SRL cu mai mulți asociați, merită acordată o atenție suplimentară regulilor privind administrarea și luarea deciziilor. Un act constitutiv bine pregătit poate preveni ulterior multe neînțelegeri între asociați.
Dosarul pentru deschiderea unui SRL cuprinde, în funcție de situația concretă a firmei, documente precum:
- cererea de înregistrare
- documentele privind rezervarea denumirii
- actul constitutiv
- documentul care dovedește dreptul de folosință asupra sediului social
- actele de identitate ale asociaților și administratorilor
- declarațiile necesare pentru autorizarea activității
- documentele privind beneficiarul real, atunci când sunt necesare
- eventualele avize sau autorizații cerute pentru anumite activități
- documentele de împuternicire, dacă formalitățile sunt realizate printr-un reprezentant
Lista exactă trebuie verificată în funcție de structura societății. Un SRL cu asociat unic și o activitate obișnuită poate avea o situație relativ simplă, în timp ce o societate cu mai mulți asociați, aporturi speciale sau activități reglementate poate necesita documente suplimentare.
Cererea și documentele pot fi depuse prin modalitățile puse la dispoziție de Registrul Comerțului. Pentru depunerea electronică trebuie respectate cerințele privind forma documentelor și semnătura electronică calificată.
După depunere, dosarul este verificat. Dacă documentația este completă și îndeplinește condițiile legale, societatea este înmatriculată și primește codul unic de înregistrare. Dacă sunt necesare completări, acestea trebuie rezolvate conform solicitărilor primite.
Este important ca informațiile din toate documentele să coincidă. Denumirea, sediul, datele asociaților, capitalul social și codurile CAEN trebuie verificate înainte de trimiterea dosarului.
Cât costă deschiderea unui SRL și ce faci după înființare
Costul pentru deschiderea unui SRL diferă de la o situație la alta. Capitalul social de minimum 500 de lei trebuie luat în calcul, însă acesta reprezintă capitalul firmei, nu pur și simplu o taxă plătită pentru înmatriculare.
Pot apărea și alte cheltuieli pentru pregătirea documentelor, obținerea unor servicii profesionale, semnătura electronică, găzduirea sediului social, traduceri, procuri sau avize speciale. Dacă te ocupi personal de procedură și ai deja un sediu potrivit, costurile pot fi mai mici.
Este util să separi cheltuielile de înființare de bugetul necesar pentru funcționarea firmei. După deschiderea SRL-ului apar costuri curente precum serviciile de contabilitate, serviciile bancare, eventualele salarii, programele de facturare și taxele datorate în funcție de situația fiscală.
Înființarea firmei reprezintă doar începutul. După obținerea documentelor societății trebuie organizată partea administrativă și fiscală. În funcție de activitate, printre pașii importanți se pot afla deschiderea contului bancar al societății, alegerea unui contabil și stabilirea modului de facturare.
Regimul fiscal trebuie analizat în funcție de situația reală a firmei. Impozitarea depinde de condițiile prevăzute de legislația fiscală în vigoare, iar statutul de microîntreprindere nu trebuie considerat automat valabil pentru orice SRL.
Trebuie verificată și situația TVA. Unele firme încep activitatea fără a fi înregistrate în scopuri de TVA, iar pentru altele înregistrarea poate deveni necesară sau avantajoasă în funcție de cifra de afaceri, tipul operațiunilor și partenerii comerciali.
Pentru activitățile reglementate pot exista obligații suplimentare înainte de începerea efectivă a activității. Autorizațiile necesare diferă considerabil între un magazin, un restaurant, o firmă de transport, un cabinet profesional sau o afacere care desfășoară activități exclusiv online.
O firmă bine organizată începe cu decizii bine luate
Deschiderea unui SRL devine mult mai simplă atunci când pregătești fiecare etapă în ordinea potrivită. Alegi denumirea, stabilești sediul, selectezi activitățile CAEN, decizi structura firmei, pregătești actul constitutiv și celelalte documente, apoi depui cererea de înmatriculare.
Merită să privești dincolo de simpla obținere a certificatului firmei. Alegerea codurilor CAEN, relația dintre asociați, organizarea contabilității și regimul fiscal pot influența activitatea pe termen lung.
Pentru o firmă cu structură simplă, multe formalități pot fi gestionate fără un proces complicat. Dacă apar mai mulți asociați, activități reglementate sau situații fiscale speciale, ajutorul unui contabil, avocat sau consultant poate preveni costuri și modificări ulterioare.
O deschidere SRL făcută atent înseamnă mai puține formalități de corectat după înmatriculare și o bază mai bună pentru activitatea firmei. Cu documentele pregătite corect și cu deciziile importante luate din timp, antreprenorul se poate concentra mai repede pe ceea ce contează cu adevărat, dezvoltarea afacerii.
